ビジネスの場面でよく登場するのが電話の保留です。
取引先や顧客からの電話対応中に、確認や担当者への取次ぎが必要なとき、多くの人が保留機能を使います。
しかし、電話 保留のやり方やマナーを正しく理解していないと、相手に失礼な印象を与えてしまうこともあります。
この記事では、電話保留の基本から操作方法、ビジネスマナーまでをわかりやすく解説します。
電話 保留とは？
電話保留とは、通話を一時的に中断し、相手を待たせるための機能です。
保留中は保留音・音楽やメロディが流れるようになっており、相手が切らずに待ちやすいよう配慮されています。
主に次のような場面で使われます。
- 担当者へ取り次ぐとき
- 情報を確認して折り返す必要があるとき
- 上司に指示を仰ぐとき
電話 保留の正しいやり方
- 保留に入れる前に一言添える
「ただいま確認いたしますので、少々お待ちください」
「担当者におつなぎいたしますので、保留にてお待ちいただけますか」
→ 無言で保留にすると相手に不安や不快感を与えるため、必ず声をかけるのがマナーです。 - 保留ボタンを押す
オフィスのビジネスフォンやスマホに搭載されている「保留」ボタンを押します。
※ スマホの場合は「ミュート」と混同しやすいですが、ミュート＝相手に無音が伝わるだけなので注意しましょう。 - できるだけ早く復帰する
長時間待たせるのはNG。1分以内を目安に対応します。
もし時間がかかる場合は、再度電話を折り返す旨を伝えたほうが親切です。
保留中に気をつけたいマナー
- 長時間放置しない・相手に不信感を与える
- 雑談や私語が相手に聞こえないようにする
- 戻ったらまず感謝を伝える → 「お待たせいたしました」と必ず一言添える
電話 保留の操作方法・例
ビジネスフォンの場合
- 通話中に「保留」ボタンを押す
- ランプが点滅し、相手には保留音が流れる
- 再開するときは、該当回線のボタンを押して応答
ビジネスフォンにおける「自己保留」と「パーク保留」の違いや操作方法については、OFFICE110の解説記事が参考になります。
スマホの場合
- 一部のIP電話アプリ（例：Zoom Phone、Skype、Teamsなど）には「保留」機能が搭載されています。
- 普通の電話アプリには保留機能がないため、代わりにミュートを使うか、一度切って折り返す対応になるケースもあります。
固定電話での保留操作や転送機能を詳しく知りたい方は、MediaSeriesの保留操作ガイドも役立ちます。
まとめ｜電話 保留は相手への思いやり
電話 保留はただの機能ではなく、相手を安心して待たせるためのマナーの一部です。
- 保留に入れる前に一言伝える
- 長時間放置せず、迅速に対応する
- 戻ったら「お待たせしました」と必ず感謝を伝える
こうした基本を押さえておけば、ビジネスシーンでの信頼感が高まり、円滑な電話対応につながります。
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