オフィスで欠かせない複合機・コピー機は、コピーや印刷だけでなくFAX機能を搭載しているものが多くあります。しかしコピー機とFAXの違いは？・どうやって設定するの？・通信エラーが多いときは？と疑問を持つ方も少なくありません。この記事では、コピー機 FAXをテーマに、仕組みや設定方法、使い方のポイント、よくあるトラブルと解決法までを初心者にもわかりやすく解説します。
コピー機とFAXの関係とは？
一般的なコピー機は複合機と呼ばれ、以下の機能を1台でまかなうことができます。
- コピー・複写
- プリンター・印刷
- スキャナー・読み取り
- FAX・電話回線を利用した送受信
FAX機能を使うためには、コピー機を電話回線に接続する必要があります。近年はIP回線・光回線に対応した機種も増えており、インターネット回線を介してFAXを利用できます。FAXの選び方や必要な機能については、価格.comのFAX選びガイドも参考になります。
コピー機でFAXを使う仕組み
FAXは、送信側が原稿をスキャンして画像データに変換し、電話回線を通じて受信側へ送信する仕組みです。受信側のコピー機は、その画像データを紙に印刷することでFAXを出力します。最近の複合機では、以下のような拡張機能も利用できます。
- PC-FAX・パソコンから直接FAX送信
- インターネットFAX・メール感覚でFAXを送受信
- クラウド連携・受信FAXをPDFで保存し、メール転送
コピー機でFAXを使うための準備
- 電話回線を用意（アナログ回線、光電話、専用FAX回線など）
- コピー機と回線を接続（LINE端子・TEL端子の利用）
- 送受信設定（自動受信・手動受信の選択）
コピー機FAXの料金体系
FAX利用時にかかる費用は以下の通りです。
- 回線利用料・固定電話や光電話の月額料金
- 通信料・FAX送信時の通話料（距離や時間によって変動）
- コピー機の保守料・リース契約の場合は保守料に含まれるケースが多い
クラウド型インターネットFAXを利用すれば、月額1,000円前後からFAX機能を利用でき、通信料も削減できます。
コピー機FAXのよくあるトラブルと対処法
- 送信できない／受信できない → 回線接続や番号の確認、IP回線ではG3モード対応の有無をチェック
- 文字がかすれる／画質が悪い → 原稿の汚れや読み取り部の清掃、解像度設定を変更
- 通信エラーが頻発する → 回線の安定性を確認、必要ならFAX専用回線を導入
- 紙詰まり → 給紙トレイやローラーの清掃を行う
コピー機FAXの代替手段
最近ではFAX利用が減少しており、代替手段も増えています。
- インターネットFAX・メールで送受信可能、ペーパーレス化に最適
- クラウドストレージ共有・Google DriveやDropboxでファイル共有
- 電子契約サービス・書類をPDFでやり取りし、電子署名で契約締結
さらに、FAX機能付き複合機のおすすめモデルを比較したい場合は、OFFICE110のFAX複合機おすすめ記事が参考になります。
まとめ・コピー機FAXを効率的に活用しよう
コピー機 FAXは、複合機に搭載された電話回線を利用して送受信できる機能です。基本的な回線接続や設定を行えばすぐに利用可能で、さらにPC-FAXやインターネットFAXといった拡張機能を活用すれば業務効率を高めることができます。ただし、通信エラーや紙詰まりなどのトラブルが起きやすいため、保守契約の利用やクラウド型FAXとの併用がおすすめです。ペーパーレス化が進んでいるものの、FAXは依然として多くの企業で利用されています。自社の業務に合わせて最適な方法を選び、コピー機 FAXを有効に活用しましょう。